Appunti e idee di una tecnomamma

Non sprecare tempo: risolviamo i problemi una volta per tutte!

Feb 15, 13 • Crescita personale1 CommentRead More »

Caramellamenta - Magie del tempo passato

 

Per tentare di non affrontare da zero i problemi più volte, io ho deciso di aprire questo blog: una sorta di “blocco degli appunti” con pensieri, soluzioni e trucchi che si sono rivelati utili. Ma da solo non è sufficiente, ci vuole metodo e costanza: ecco allora i suggerimenti di Time Management Ninja (in questo periodo per me continua fonte di ispirazione) per non rischiare di perdere troppo tempo per cercare più volte la stessa risposta.

La cosa più importante è di introdurre un po’ di disciplina e delle abitudini che ci aiuteranno a sistematicamente memorizzare le informazioni necessarie. Chiaramente la prima cosa che dobbiamo fare non appena abbiamo risolto un problema o contattato una persona con successo, è documentare ciò che abbiamo fatto!

A volte può essere utile memorizzare un numero di cellulare o un’email altre invece è necessario preparare un documento dove indichiamo tutte le procedure che abbiamo seguito, in modo che possa essere utile oltre che a noi stessi anche ad altre persone.

Ecco i suggerimenti più utili:

  • Avere sempre sotto mano un blocco note dove scrivere tutto ed essere sicuri di ritrovarlo in un secondo momento (i post-it e i fogli sparsi sulla scrivania hanno il brutto vizio di perdersi). Io ne ho uno per progetto e uno generico, sempre nella mia borsa.
  • Ricordarsi di scrivere senza esitare tutto ciò che può esserci utile. Scriviamo sempre qualsiasi cosa che ci può servire nuovamente. O salviamo nella nostra rubrica i riferimenti completi della persona che abbiamo contattato.
  • Prepariamo delle tabelle riassuntive con le informazioni che ci servono più frequentemente, suddivise per argomento (come le taglie dei vestiti dei nostri familiari, i numeri di telefono della scuola o, al lavoro, alcune URL che ci servono più frequentemente o contatti di particolare importanza).
  • Cerchiamo un posto per ogni cosa, per non perdere tempo a cercare gli oggetti  o i documenti. E poi essere molto disciplinati e riposizionare sempre gli oggetti nella loro “casa”.
  • Creiamo delle FAQ o checklist per le cose che sappiamo di dovere fare periodicamente (questo si rivela particolarmente utile per delle attività molto tecniche).
  • Definiamo la “casa” più comoda per ognuna di queste informazioni. Io uso molto il blocco note sullo smartphone per le cose a cui accedo più frequentemente, mentre per i documenti di lavoro o le cose che condivido con altre persone,  uso Eventbrite o i Google Documents, in modo che siano accessibili in qualsiasi momento. Anche Dropbox o altri sistemi di memorizzazione sul web possono rivelare molto utili.

La cosa importante è ricordare di risolvere i problemi una volta per tutte, ricordando come si è fatto. All’inizio sarà un po’ difficile riuscire a mantenere la disciplina, ma pian piano, se non ci lasciamo scoraggiare, scopriremo che sarà tutto molto più semplice.

E voi, quali altri tecniche utilizzate ?

 

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One Response to Non sprecare tempo: risolviamo i problemi una volta per tutte!

  1. […] lo stesso problema più volte. Meglio scrivere e documentare come lo avete risolto, per non dovere fare lo stesso lavoro più […]

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