Appunti e idee di una tecnomamma

Aiuto c’è un mostro nella mia mail!

Io sono sicura che ci sia un mostro che si nasconde nella mia mail. Per evitare di incontrarlo, lascio che i messaggi si accumulino e lentamente ma inesorabilmente lo seppelliscano.

In fondo anche questo è un sistema per non prendere mai nessuna decisione: rimandare all’infinito la risposta a mail importanti o all’esecuzione di task importanti.   Svuotare la nostra casella di mail quotidianamente (o almeno periodicamente) è invece una cosa da fare sempre, per essere sicuri di non dimenticarsi di cose molto importanti.

Si ricomincia

Cosa si nasconde lì dentro?

Ma a volte è più difficile riuscire a leggere tutte le mail, anche se il tempo sembra non mancare… e poi diventa davvero un mostro ingestibile. A volte invece, controlliamo la mail di continuo, dallo smartphone in tutti i momenti, anche se poi ci limitiamo a leggere cosa ci scrivono.

In effetti c’è una cosa peggiore che controllare compulsivamente e di continuo la nostra mail… è non leggerla, anzi non gestirla, mai.

Affrontiamo la mail! Quindi dobbiamo imparare a non avere paura della nostra (o le nostre) caselle di posta elettronica e trovare un modo per non farci spaventare dall’enorme numero di messaggi. Insomma dobbiamo imparare a gestirla. Alcuni suggerimenti magari possono essere utili:

  1. Controllatela regolamente  – L’ideale sarebbe farlo 2/3 volte al giorno, magari con un timer che ci aiuti a limitare il tempo che dedichiamo a questa attività.
  2. Non rimandate le cose da fare – Leggere una mail, chiuderla e lasciarla nella inbox è controproducente: rischiate di pensare di avere già mandato una risposta o di avere fatto ciò che vi viene richiesto. Una regola utile è “se la aprite, dovete gestirla subito”. Se c’è qualcosa che richiede molto tempo o dovrete rivedere in seguito, allora aggiungitela alla vostra todo list.
  3. Archiviate subito – La vostra inbox non deve essere la vostra todo list o il vostro archivio. Togliete le mail da lì.
  4. Cancellate – Non siate spaventati: non dovete conservare tutte le mail che ricevete. Tutto ciò che non vi serve rivedere può essere tranquillamente cancellato (ade esempio le mail di ringraziamento).
  5. Non rispondete a tutte le mail – Ricordate, più email mandate più ne torneranno nella vostra inbox.

Ricordate che tanto più a lungo lascerete una mail nella vostra inbox tanto più rischierete di perdere qualcosa di importante. Un ultimo suggerimento è di non sbirciare la mail dallo smartphone: se la leggete la dovete gestire, altrimenti godetevi il momento di libertà! 🙂 E adesso, per cominciare, provate a guardare la vostra inbox, ma non guardatela solamente… fate qualcosa, adesso! Avete 10 minuti di tempo.   [Questo post è una liberamente ispirato a “Should You Be Afraid of What’s Hiding In Your Email?” un bellissimo post di TimeManagementNinja]

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