Io sono sicura che ci sia un mostro che si nasconde nella mia mail. Per evitare di incontrarlo, lascio che i messaggi si accumulino e lentamente ma inesorabilmente lo seppelliscano.
In fondo anche questo è un sistema per non prendere mai nessuna decisione: rimandare all’infinito la risposta a mail importanti o all’esecuzione di task importanti. Svuotare la nostra casella di mail quotidianamente (o almeno periodicamente) è invece una cosa da fare sempre, per essere sicuri di non dimenticarsi di cose molto importanti.
Cosa si nasconde lì dentro?
Ma a volte è più difficile riuscire a leggere tutte le mail, anche se il tempo sembra non mancare… e poi diventa davvero un mostro ingestibile. A volte invece, controlliamo la mail di continuo, dallo smartphone in tutti i momenti, anche se poi ci limitiamo a leggere cosa ci scrivono.
In effetti c’è una cosa peggiore che controllare compulsivamente e di continuo la nostra mail… è non leggerla, anzi non gestirla, mai.
Affrontiamo la mail! Quindi dobbiamo imparare a non avere paura della nostra (o le nostre) caselle di posta elettronica e trovare un modo per non farci spaventare dall’enorme numero di messaggi. Insomma dobbiamo imparare a gestirla. Alcuni suggerimenti magari possono essere utili:
- Controllatela regolamente – L’ideale sarebbe farlo 2/3 volte al giorno, magari con un timer che ci aiuti a limitare il tempo che dedichiamo a questa attività.
- Non rimandate le cose da fare – Leggere una mail, chiuderla e lasciarla nella inbox è controproducente: rischiate di pensare di avere già mandato una risposta o di avere fatto ciò che vi viene richiesto. Una regola utile è “se la aprite, dovete gestirla subito”. Se c’è qualcosa che richiede molto tempo o dovrete rivedere in seguito, allora aggiungitela alla vostra todo list.
- Archiviate subito – La vostra inbox non deve essere la vostra todo list o il vostro archivio. Togliete le mail da lì.
- Cancellate – Non siate spaventati: non dovete conservare tutte le mail che ricevete. Tutto ciò che non vi serve rivedere può essere tranquillamente cancellato (ade esempio le mail di ringraziamento).
- Non rispondete a tutte le mail – Ricordate, più email mandate più ne torneranno nella vostra inbox.
Ricordate che tanto più a lungo lascerete una mail nella vostra inbox tanto più rischierete di perdere qualcosa di importante. Un ultimo suggerimento è di non sbirciare la mail dallo smartphone: se la leggete la dovete gestire, altrimenti godetevi il momento di libertà! 🙂 E adesso, per cominciare, provate a guardare la vostra inbox, ma non guardatela solamente… fate qualcosa, adesso! Avete 10 minuti di tempo. [Questo post è una liberamente ispirato a “Should You Be Afraid of What’s Hiding In Your Email?” un bellissimo post di TimeManagementNinja]
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